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Organisation et décoration d'événements

Vous prévoyez un mariage, un baptême, un anniversaire… L’une des premières étapes de vos préparatifs sera la recherche du lieu de réception idéal. Et voici nos conseils pour ne pas vous tromper.

La recherche du lieu de réception est l’une des premières étapes à valider car vous devrez avoir choisi le lieu en question pour procéder à plusieurs autres étapes : la rédaction des invitations, la réservation du traiteur et autres prestataires, l’élaboration du planning de votre jour J…

CAPACITE DU LIEU ET NOMBRE DE COUCHAGES
Assurez-vous que le lieu de réception que vous visitez peut accueillir la totalité de vos convives, dans la configuration souhaitée : repas assis, cocktail debout, en intérieur ou en plein air… et qu’il restera, si nécessaire, suffisamment de place pour votre piste de danse, votre buffet, etc. Estimez également le nombre de couchages et de places de parking qui seront nécessaires sur place le jour J. (Pour connaitre le nombre de participants et d’hébergements, votre liste d’invités devra donc être dressée, même approximativement, avant votre recherche de lieu.)

HORAIRES A RESPECTER
Vous pourrez disposer de votre lieu de réception en respectant des horaires fixés par le gérant ou le propriétaire du lieu. Demandez s’il vous sera possible de venir décorer la salle ou déposer vos boissons et autres matériels la veille de l’événement, ou encore dans la matinée. Assurez-vous également de l’heure à laquelle la musique devra être coupée et où vos invités devront avoir quitté les lieux. Enfin, dans le cas d’un événement se déroulant sur deux jours, confirmez avec le gérant les horaires du lendemain : petits-déjeuners, départ des invités, restitution des clés…

MATERIEL ET MOBILIER SUR-PLACE
Tables, chaises, éléments de buffet, linge de table, vidéoprojecteur, éclairage festif, mobilier pour votre cocktail ou votre éventuelle cérémonie laïque, barnum(s), chevalet, arche… Faîtes-vous lister l’intégralité de ce qui vous sera fourni le jour J sur-place, avec ou sans supplément. Ainsi, vous saurez ce qu’il vous faudra fournir en sus et si certains éléments ne vous conviennent pas, vous pourrez alors prévoir de faire appel à un loueur.

EXCLUSIVITE DES LIEUX
Assurez-vous que vous serez seuls à avoir l’usufruit des lieux le jour venu, et que l’accès sera entièrement réservé à vos convives. Dans le cas contraire (notamment dans le cas d’un hôtel ou d’un domaine comprenant plusieurs espaces de réception), assurez-vous que les événements ne se télescoperont pas, notamment en termes d’espaces extérieurs. En effet, si le parking et les sanitaires peuvent être communs, il est préférable que les espaces de réception privatisés soient isolés et le plus éloignés possible les uns des autres.

SOLUTION DE REPLI
En cas de pluie ou de chaleur extrême, il vous faudra une solution de secours pour le confort de vos convives et le bon déroulé de votre événement. Assurez-vous donc, lors de votre visite, des dispositions qui pourront être prises le cas échéant.

PRESTATIONS FOURNIES
Certains lieux de réception fournissent diverses prestations, avec ou sans supplément : Le dressage des tables et la décoration florale, l’accueil des prestataires, la mise en place de votre cérémonie laïque, la restauration, la location de matériel, voire même l’animation musicale… D’autres lieux sont loués nus, sans restauration service supplémentaire. Lors de votre recherche de lieux, vous devez donc savoir ce qu’impliquera la location de tel ou tel endroit.

MENAGE ET GESTION DES DECHETS
Les salles de réception indépendantes n’auront pas les mêmes règles qu’un hôtel, un château ou un domaine avec traiteur par exemple. Dans chaque cas, demandez ce que prévoit le contrat de location en termes de ménage et de gestion des déchets après votre réception. Vous connaîtrez ainsi vos obligations et n’aurez pas de mauvaise surprise le jour venu.

SECURITE
Qu’il s’agisse d’un mariage ou d’un anniversaire, d’une auberge, d’un château ou d’une salle polyvalente, avec ou sans extérieur… la sécurité est essentielle dans le cas de tous les événements. Gardien de nuit, fermeture des différents accès, modalités d’évacuation en cas d’urgence, plan d’eau non clôturé… Pensez systématiquement à la sécurité de vos convives et de leurs enfants, mais aussi au vandalisme éventuel : il est toujours rassurant de pouvoir clore les accès pendant la soirée, de verrouiller le vestiaire et de disposer d’un service de sécurité. Lors de votre visite, demandez donc les dispositions prises par le gérant du lieu en termes de sécurité.

DROIT DE BOUCHON
Si vous comptez fournir vos propres boissons, assurez-vous que le lieu de réception (ou le traiteur) ne vous imposera pas de droit de bouchon ou de frais de stockage ou de service. Ou alors renseignez-vous sur le montant imposé, vous pourrez alors faire vos calculs en amont et n’aurez pas de mauvaise surprise le jour venu.
(De même, certains lieux ou traiteurs vous imposeront des frais si vous souhaitez ramener un dessert de l’extérieur : wedding cake, pièce montée, gâteau d’anniversaire… Renseignez-vous donc en amont à ce sujet.)

ACCESSIBILITE
Vous compterez peut-être des personnes à mobilité réduite parmi vos convives. Assurez-vous donc que votre lieu de réception leur sera accessible sans difficulté.

PRESTATAIRES IMPOSES
De nombreux lieux de réception imposent des listes de prestataires à leurs clients, voire même un unique traiteur et DJ. Demandez donc lesdits prestataires lors de votre visite, cela vous permettra de solliciter des devis auprès des bons professionnels, et ainsi de budgétiser votre événement correctement.

INTERDICTIONS ET OBLIGATIONS
Bougies, feux d’artifice, lanternes, feux de Bengale, structures gonflables, étincelles froides… Nombreux sont les lieux de réception qui interdisent formellement tel ou tel animation ou élément de décoration. Demandez donc impérativement au gérant du lieu ce qui vous sera permis ou non le jour J.
A l’inverse, quelques lieux vous obligeront à respecter un certain nombre de règles : engager des baby-sitters pour les enfants de vos convives, évacuer telle ou telle partie du domaine à compter d’une certaine heure... Renseignez-vous donc au moment de votre visite.

RECOMMANDATIONS DIVERSES
Les lieux de réception ont nettement plus l’habitude que vous des événements et de leur organisation. Ils sauront donc vous conseiller les bons prestataires (restauration, animation, garde d’enfant…), mais également vous guider sur la disposition de la salle (où installer le DJ, la table d’honneur, le buffet…) et l’organisation du jour J.

MONTANT ET CONDITIONS DE PAIEMENT
Enfin, demandez un devis détaillé, avec les dates et horaires, tous les éléments compris dans le prix, les éventuels suppléments, les conditions de location et les arrhes à verser. Vous éviterez, encore une fois, les mauvaises surprises et aurez clairement à l’esprit le montant global et les conditions.